Cancelliere e Responsabile dell’Archivio: don Sergio Montoya Martin del Campo

E-mail: cancelliere@alba.chiesacattolica.it

La Cancelleria vescovile è l’Ufficio a cui sono assegnati i compiti previsti dai cann. 482-491 del Codice di diritto canonico. È affidata alla responsabilità del Cancelliere vescovile, eventualmente coadiuvato da uno o più Collaboratori. La Cancelleria vescovile appartiene al Settore di Uffici e Servizi che fa riferimento al Vicario generale

Per l’espletamento dei propri compiti, la Cancelleria vescovile si manterrà in stretto contatto con l’Ufficio Amministrativo e l’I.D.S.C. per quanto concerne le competenze che interessano l’ambito civile o concordatario.

 

La Cancelleria vescovile ha il compito di curare lo svolgimento degli adempimenti relativi ai seguenti ambiti:

 

1. Predisposizione degli atti di Curia

In merito alla predisposizione degli atti di Curia la Cancelleria:

  1. a) cura la redazione (direttamente o indirettamente, con la collaborazione di altri Uffici o Servizi) degli atti di Curia (cf can. 474); li presenta alla firma del Vescovo e dell’Ordinario diocesano; ne cura il perfezionamento sotto il profilo della formalizzazione giuridica; vi appone il sigillo di Curia e provvede all’inserzione nel protocollo generale; infine li controfirma. b) predispone quanto necessario per la pubblicazione degli atti di Curia nella Rivista Diocesana.

 

  1. Provvisione di uffici

In merito alla provvisione degli Uffici, la cancelleria:

  1. a) garantisce l’osservanza dei procedimenti previsti per la provvisione di uffici canonici da parte del Vescovo o dell’Ordinario diocesano, con particolare riferimento ai parroci, e aggiorna a tal fine lo scadenzario relativo alla durata delle diverse nomine presso gli Organismi ed Enti diocesani o collegati con la diocesi.
  2. b) gestisce le elezioni per i vari organismi di partecipazione di carattere diocesano.

 

  1. Ordinazioni, clero e diaconi permanenti


In merito alle Ordinazioni e al clero, la cancelleria:

  1. a) segue, in collaborazione con i responsabili del Seminario vescovile e della formazione al Diaconato permanente, e con le competenti autorità degli Istituti di vita consacrata o delle Società di vita apostolica, gli adempimenti connessi alle ordinazioni, al conferimento dei ministeri e all’ammissione dei candidati; conserva e aggiorna i registri relativi alle ordinazioni e custodisce la documentazione inerente.

b) predispone gli atti relativi alla concessione di facoltà e licenze ai chierici (anche non diocesani), nonché ai procedimenti di incardinazione ed escardinazione.

  1. Archiviazione

In merito all’Archiviazione, la Cancelleria:

  1. a) cura l’archiviazione degli originali di tutti i documenti iscritti al protocollo generale e della documentazione relativa, nonché degli atti canonicamente rilevanti che non siano di pertinenza di altri Organismi di Curia.
  2. b) vigila sull’organizzazione e la custodia dei documenti nell’archivio diocesano e in quello segreto, regolamentandone l’accesso a norma del diritto (cf cann. 486-490).
  3. c) concorda con il Responsabile dell’Archivio Storico Diocesano le procedure per la trasmissione di documenti non più rilevanti per l’espletamento dei compiti ordinari della Curia vescovile.
  4. d) custodisce nei propri archivi i documenti relativi all’identificazione delle persone (in particolare i chierici), degli enti (con i relativi statuti) e degli organismi.
  5. e) Il Cancelliere vescovile è nominato responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 29 del D.L. 30 giugno 2003 n. 196, “Codice in materia di trattamento dei dati personali”.

 

  1. Certificazione 

In merito alla certificazione la cancelleria:

  1. a) rilascia, attenendosi alle norme vigenti, attestazioni e certificazioni relative ai documenti e ai registri di sua spettanza, opera la visura di firme e documenti e rilascia attestazioni di conformità delle copie all’originale (la firma del Cancelliere, con funzioni notarili, è depositata presso le competenti autorità dello Stato italiano e le autorità consolari).
  2. b) predispone l’apposito “Celebret” per i sacerdoti e le attestazioni di identità per sacerdoti e diaconi permanenti incardinati in Diocesi.

 

  1. Coordinamento e segreteria

  2. a) cura ordinariamente la corrispondenza dell’Ordinario diocesano o degli Organismi di Curia con la Santa Sede, la Conferenza Episcopale Italiana o con altre Diocesi e le comunicazioni relative agli atti di Curia con l’Autorità civile, con particolare riferimento al Registro delle persone giuridiche.
  3. b) funge da segreteria organizzativa relativamente alle procedure per il conferimento di onorificenze pontificie.
  4. c) raccoglie le domande per la modifica dei confini della parrocchie o dei Vicariati e ne segue l’espletamento fino alla concessione del relativo decreto, avvalendosi anche della collaborazione dell’Ufficio Amministrativo Diocesano.
  5. d) funge da coordinamento per le procedure relative alla richiesta di indulgenze alla Penitenzieria apostolica, alla concessione di licenze per la custodia del S.S.mo Sacramento e alla benedizione o dedicazione di altari e luoghi sacri e in quest’ultimo caso cura anche la trasmissione del nulla osta conclusivo, custodendo nei propri archivi il relativo attestato.

 

 All’Ufficio cancelleria fa capo il Servizio per le Cause dei Santi

Il Servizio per le Cause dei Santi ha il compito di seguire a livello diocesano tutto quanto concerne l’istruzione delle cause di canonizzazione, con riferimento alle disposizioni della Costituzione apostolica Divinus Perfectionis Magister e delle relative norme applicative (con particolare riferimento alla istruzione per lo svolgimento delle inchieste diocesane nelle Cause dei Santi, Sanctorum Mater, emanata dalla Congregazione delle Cause dei Santi il 18 febbraio 2008). Il Servizio ha in particolare i seguenti compiti:

- fornire ai singoli fedeli o ai soggetti ecclesiali interessati informazioni e indicazioni per quanto concerne l’introduzione di nuove cause;

- garantire un utile supporto al lavoro di coloro cui il Vescovo può affidare l’espletamento delle singole inchieste canoniche e che per questo scopo possono essere designati di volta in volta (sia in riferimento ai responsabili dell’indagine, sia in riferimento ai titolari di compiti notarili);

- custodire presso il proprio archivio la documentazione concernente le pratiche di competenza.

 

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